Politique de confidentialité

1 Qui sommes-nous ?

SmartReply Agent est un service développé et exploité sous la marque DIGICRAFT LABS par Koffa Jean Agoudavi, basé au Togo.

Pour toute question concernant la confidentialité, l’utilisation de vos données ou une demande de suppression, vous pouvez écrire à :

hello.smartreplyagent@gmail.com

SmartReply est actuellement proposé dans le cadre d’un programme pilote limité à un nombre restreint d’entreprises.

2 Objet de cette politique

Cette politique explique quelles données SmartReply utilise, pourquoi elles sont utilisées, avec quels services elles peuvent être traitées et comment vous pouvez demander l’accès, la correction ou la suppression de vos données.

SmartReply est destiné aux personnes âgées d’au moins 18 ans. Le service n’est pas destiné aux mineurs.

3 Fonctionnement du programme pilote

Pendant le programme pilote :

l’utilisateur crée un compte SmartReply ;
il renseigne le nom et le secteur de son entreprise ;
il autorise Google Drive ;
SmartReply crée l’entreprise et le Google Sheet nommé à partir de l’entreprise ;
il connecte Gmail et peut connecter Telegram, de manière facultative ;
DIGICRAFT LABS vérifie et valide manuellement l’entreprise ;
le traitement des e-mails commence après cette validation et si les connexions nécessaires sont disponibles ;
l’utilisateur consulte les résultats dans son espace SmartReply et dans le Google Sheet associé.

Le programme pilote externe est limité à 10 entreprises sélectionnées. Les quatre personnes ayant participé à des tests internes avec DIGICRAFT LABS ne font pas partie de cette limite commerciale.

DIGICRAFT LABS n’applique actuellement aucune restriction géographique particulière à l’accès au pilote. L’admission reste manuelle et dépend du périmètre du programme, de la disponibilité du service et des règles applicables à l’entreprise concernée.

Pendant le programme pilote, SmartReply utilise actuellement le quota gratuit de Gemini pour des tests contrôlés et des e-mails professionnels non sensibles. DIGICRAFT LABS prévoit de passer à une configuration payante après le pilote et avant l’ouverture du traitement de données professionnelles à plus grande échelle.

4 Données que nous utilisons

4.1 Données du compte utilisateur

SmartReply peut utiliser :

votre adresse e-mail de compte ;
votre mot de passe sous forme hachée et jamais en clair ;
les informations nécessaires à l’authentification ;
la date de création du compte ;
les informations techniques nécessaires à la sécurité et à la limitation des abus.

Le code d’invitation saisi à l’inscription est vérifié pour autoriser la création du compte. Il n’est pas enregistré dans la fiche utilisateur.

4.2 Données de l’entreprise

Lors de la création et de l’utilisation d’une entreprise, SmartReply utilise :

le nom de l’entreprise ;
le secteur d’activité ;
le ton de réponse choisi pour les futurs brouillons ;
le profil de réponse facultatif : description de l’activité, produits et services, horaires, signature, règles commerciales et consignes rédactionnelles ;
l’identifiant du compte utilisateur associé ;
l’identifiant du Google Sheet associé ;
les dates et informations techniques nécessaires au traitement.

Le statut administratif n’est pas stocké dans une colonne dédiée de l’entreprise. Il est calculé à partir de l’allowlist interne de traitement :

EN ATTENTE : l’entreprise ne figure pas dans l’allowlist ;
VALIDÉE : l’entreprise figure dans l’allowlist et le traitement peut commencer si les connexions nécessaires sont disponibles.

4.3 Données Gmail traitées

Après votre autorisation et après validation de l’entreprise, SmartReply peut traiter certains e-mails présents dans la boîte de réception Gmail connectée.

Le fonctionnement actuel utilise notamment :

l’adresse de l’expéditeur ;
l’objet ;
le contenu textuel ou HTML nettoyé ;
un extrait du message ;
l’identifiant Gmail du message et du fil ;
la date technique nécessaire au traitement ;
certains en-têtes utiles au filtrage et à la création d’une réponse dans le bon fil.

Le contenu envoyé au service d’intelligence artificielle est limité par la configuration technique de SmartReply. La limite par défaut du corps d’e-mail transmis est d’environ 6 000 caractères et peut être ajustée par la configuration du service.

SmartReply ne télécharge pas et ne transmet pas les pièces jointes dans le fonctionnement actuel.

Le traitement vise les messages correspondant aux règles prévues, notamment les messages présents dans la boîte de réception après l’activation. Les messages envoyés, archivés, supprimés ou placés dans le dossier spam ne sont pas visés par le fonctionnement actuel.

4.4 Données de connexion Google

Pour les autorisations Gmail et Google Drive, SmartReply peut conserver un refresh token OAuth, un statut de connexion et des dates techniques. Les refresh tokens Gmail et Google Drive sont chiffrés côté serveur avant leur enregistrement dans Neon et ne sont pas affichés dans le dashboard.

Les autorisations Gmail et Google Drive sont distinctes. Une révocation ou une déconnexion de l’un de ces services peut interrompre les fonctions qui en dépendent.

4.5 Résultats d’analyse

SmartReply peut produire et conserver, selon l’emplacement concerné :

une catégorie ;
un niveau de priorité ;
un résumé ;
un statut de traitement ;
un identifiant de brouillon ;
une proposition de réponse ;
un statut d’action.

Le corps complet de l’e-mail original n’est pas conservé dans la base PostgreSQL de SmartReply. Il peut toutefois être présent temporairement en mémoire pendant le traitement. Les résultats dérivés sont enregistrés dans Neon ou dans le Google Sheet associé selon leur nature.

4.6 Google Sheets

Google Sheets sert d’espace de données lisible pour l’entreprise. Il peut contenir :

l’expéditeur ;
l’objet ;
le résumé ;
la catégorie ;
la priorité ;
le statut ;
un identifiant interne de l’e-mail ;
l’identifiant du brouillon ;
le contenu complet du brouillon généré ;
le statut du brouillon.

Pour toute nouvelle entreprise créée avec le parcours actuel, le Google Sheet est créé dans le Google Drive du compte autorisé par l’utilisateur. Le client reste propriétaire de ce nouveau fichier.

Les Google Sheets créés avant la mise en place de ce parcours peuvent rester détenus par le compte technique de DIGICRAFT LABS et partagés avec l’utilisateur. Ils continuent de fonctionner selon leur configuration historique jusqu’à une éventuelle migration organisée avec l’utilisateur.

Pour créer et initialiser un nouveau fichier, SmartReply demande une autorisation Google Drive distincte de l’autorisation Gmail. Le fichier est ensuite partagé avec le compte de service utilisé par le pipeline, avec les droits techniques nécessaires pour lire et mettre à jour les données du service.

Le client reste responsable de son fichier Google Drive. S’il supprime le fichier, retire l’accès du compte de service, modifie sa structure ou change les en-têtes attendus, le traitement peut être interrompu ou produire une erreur. SmartReply peut alors afficher que le fichier est inaccessible ou que sa structure n’est plus valide.

4.7 Données Telegram

Telegram est facultatif. SmartReply peut fonctionner sans Telegram.

Si vous connectez Telegram, SmartReply peut enregistrer :

votre identifiant utilisateur SmartReply ;
l’identifiant de votre conversation Telegram ;
votre identifiant Telegram ;
la date de connexion ;
les informations relatives au code temporaire de connexion.

Le code de connexion est temporaire et valable environ 15 minutes. Vous ne devez pas le partager. Toute personne qui possède ce code pendant sa période de validité pourrait tenter de connecter un compte Telegram à votre entreprise.

Telegram peut recevoir :

une notification d’e-mail analysé ;
l’expéditeur et l’objet ;
la catégorie, la priorité et le résumé ;
une notification indiquant qu’un brouillon est prêt ;
le contenu complet d’un brouillon après l’action « Voir le brouillon » ;
le résultat d’une action d’envoi ou d’ignorance ;
une notification concernant une connexion Gmail révoquée.

Depuis Telegram, l’utilisateur peut voir, envoyer explicitement ou ignorer un brouillon. SmartReply ne doit pas envoyer automatiquement un brouillon sans action explicite de l’utilisateur.

4.8 Consultation des brouillons dans le dashboard

Après authentification, le dashboard peut afficher le destinataire, l’objet, les dates disponibles, la catégorie, la priorité, le résumé, le statut et le contenu complet d’un brouillon rattaché à votre entreprise. SmartReply rapproche pour cela les informations conservées dans Neon avec les lignes du Google Sheet associé à cette même entreprise.

Le dashboard ne renvoie pas au navigateur l’identifiant du brouillon Gmail, le callback token ou l’identifiant du classeur. Copier le contenu ou ouvrir Gmail ne déclenche aucun envoi. L’action « Ignorer » met à jour l’état connu de SmartReply et le Google Sheet, mais ne supprime pas automatiquement le brouillon dans Gmail.

4.9 Formulaire de contact et prévention des abus

Lorsque vous utilisez le formulaire Contact, SmartReply traite votre nom complet, votre adresse e-mail, le motif, l’objet et le message afin de transmettre la demande à DIGICRAFT LABS par le service SMTP de Gmail fourni par Google. L’application n’enregistre pas directement ces champs dans sa base PostgreSQL, mais le message peut rester présent dans les boîtes Gmail et les systèmes de Google utilisés pour sa livraison.

Pour limiter les abus sur la connexion, l’inscription et le formulaire Contact, SmartReply utilise l’adresse IP de la requête pour produire une empreinte HMAC utilisée dans des compteurs temporaires. L’adresse IP brute n’est pas placée dans les clés de limitation par l’application. Render et d’autres prestataires réseau peuvent néanmoins traiter l’adresse IP et des métadonnées de requête dans leurs journaux techniques.

5 Utilisation de Gemini

SmartReply utilise l’API Gemini de Google, configurée via Google AI Studio, pour analyser certains e-mails et produire une catégorie, une priorité, un résumé et une proposition de réponse.

Les éléments envoyés à Gemini peuvent comprendre l’expéditeur, l’objet, une partie limitée du contenu textuel du message ainsi que le nom, le secteur, le ton et les champs facultatifs du profil de réponse de l’entreprise concernée. Les pièces jointes ne sont pas envoyées dans le fonctionnement actuel.

Le contexte d’une entreprise est utilisé uniquement pour ses propres traitements. Il est transmis comme donnée déclarative afin de contextualiser le brouillon ; les informations absentes ne sont pas censées être inventées. L’utilisateur doit éviter d’y saisir des secrets ou des données sensibles.

5.1 Période de quota gratuit

Pendant le programme pilote, DIGICRAFT LABS utilise actuellement le quota gratuit de Gemini afin de réaliser des tests contrôlés.

Les modalités de conservation et d’utilisation des contenus par Google dépendent du service utilisé, du compte, de la facturation et des conditions Google applicables au moment du traitement. Elles peuvent évoluer. Pendant cette phase, les entreprises pilotes doivent donc utiliser SmartReply uniquement avec des données professionnelles non sensibles.

SmartReply ne doit pas utiliser le quota gratuit pour des données médicales, juridiques, financières, RH, de santé, de mineurs ou d’autres informations particulièrement sensibles ou confidentielles.

5.2 Passage à une configuration payante après le pilote

DIGICRAFT LABS prévoit d’activer la facturation Google Cloud et une configuration payante Gemini après le programme pilote et avant l’ouverture du traitement régulier de données professionnelles à plus grande échelle.

Les conditions de traitement et de conservation applicables dépendront de la configuration effectivement activée et des conditions Google alors en vigueur. DIGICRAFT LABS vérifiera ces éléments avant d’élargir l’utilisation du service.

Le passage à cette configuration payante fera l’objet d’une validation technique avant son activation.

6 Base et finalités du traitement

Selon le contexte et le pays concerné, les données sont traitées notamment pour :

créer et sécuriser votre compte ;
créer et gérer votre entreprise ;
connecter Gmail, Google Drive, Google Sheets et, si vous le souhaitez, Telegram ;
analyser les e-mails autorisés ;
classer les messages ;
générer des résumés et brouillons ;
afficher les résultats dans SmartReply ;
envoyer les notifications demandées ;
assurer le fonctionnement, la sécurité et le dépannage du service ;
répondre aux demandes de contact, de support, d’accès ou de suppression ;
respecter les obligations légales applicables.

SmartReply n’utilise pas les e-mails connectés pour vendre des données, faire de la publicité ciblée ou constituer une base de données commerciale à revendre.

7 Accès aux données

Les données peuvent être accessibles ou traitées par :

l’utilisateur et les personnes autorisées par l’utilisateur dans ses propres comptes Google ;
DIGICRAFT LABS, lorsque cela est nécessaire pour administrer le service, corriger un problème ou traiter une demande d’assistance ;
Render, pour l’hébergement et les journaux techniques ;
Neon, pour la base PostgreSQL ;
Google Gmail, Google Drive et Google Sheets, pour les connexions et fichiers associés ;
Google Gemini, pour l’analyse et la génération des résultats ;
Telegram Bot API, uniquement si Telegram est connecté ;
le service SMTP de Gmail fourni par Google, pour les messages du formulaire Contact ;
les autres prestataires techniques indispensables au fonctionnement du service.

Le compte de service utilisé pour le pipeline peut accéder au Google Sheet afin de lire et mettre à jour les données nécessaires au traitement.

SmartReply ne vend pas les données Gmail, les analyses, les brouillons ou les informations Telegram à des tiers.

8 Sécurité

DIGICRAFT LABS met en œuvre des mesures techniques adaptées au stade actuel du service, notamment :

mots de passe protégés par hachage Argon2 ;
refresh tokens Gmail et Google Drive chiffrés côté serveur ;
communications avec les services externes utilisant HTTPS lorsque le service le permet ;
séparation des données par entreprise dans les principales requêtes du dashboard et du pipeline ;
limitation des tentatives de connexion, d’inscription et de contact ;
accès technique limité aux personnes et services nécessaires.

Aucun système connecté à Internet ne peut garantir une sécurité absolue. Les journaux techniques peuvent contenir des informations liées à une erreur ou à une demande technique. DIGICRAFT LABS travaille à réduire les risques de divulgation accidentelle dans les journaux et à documenter une procédure de réponse aux incidents.

Si vous pensez qu’un accès non autorisé, une erreur d’isolation ou une fuite de données s’est produite, écrivez à :

security.smartreplyagent@gmail.com

9 Conservation des données

Pendant le programme pilote, SmartReply ne supprime pas automatiquement toutes les données après une durée fixe.

Les données peuvent rester conservées pendant la durée d’utilisation du service, notamment :

les comptes, entreprises et résultats techniques dans Neon ;
les résultats et brouillons dans Google Sheets ;
les brouillons dans Gmail ;
les métadonnées de connexion Google ;
les informations nécessaires au fonctionnement de Telegram ;
les demandes transmises dans les boîtes e-mail utilisées pour le support.

Les compteurs anti-abus créés par SmartReply sont temporaires et expirent selon les fenêtres configurées pour chaque action. Les journaux de la plateforme d’hébergement suivent les règles de conservation du prestataire et de la configuration applicable.

Les e-mails ou données peuvent également rester présents dans les services Google, Telegram ou SMTP contrôlés par l’utilisateur ou par le prestataire concerné. La suppression des données dans SmartReply ne supprime pas automatiquement tous les contenus présents dans ces services.

DIGICRAFT LABS pourra définir des périodes de conservation automatiques dans une prochaine version du service.

10 Suppression des données

Pendant le pilote, l’utilisateur peut demander la suppression de son compte, de son entreprise ou de ses données en écrivant à hello.smartreplyagent@gmail.com ou en utilisant la page Contact et assistance. Dans le formulaire, il sélectionne « Autre demande » et précise la nature de la demande dans l’objet.

La demande doit être envoyée depuis l’adresse associée au compte SmartReply ou contenir les informations nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur.

DIGICRAFT LABS vise un traitement sous trois jours et au plus tard sous sept jours après vérification de la demande.

Selon le cas, la suppression manuelle peut comprendre :

l’arrêt du traitement ;
la suppression des données SmartReply dans Neon ;
la suppression ou le traitement des informations du Google Sheet ;
la suppression ou le traitement des métadonnées Telegram ;
la révocation ou le traitement des connexions enregistrées ;
la demande de suppression des brouillons Gmail concernés.

Certaines actions peuvent nécessiter l’intervention de l’utilisateur dans son propre compte Google ou Telegram. Les sauvegardes et journaux techniques peuvent être conservés pendant une durée limitée lorsque cela est nécessaire pour la sécurité, le dépannage ou le respect d’une obligation.

11 Vos droits

Selon votre pays et les règles applicables, vous pouvez demander :

l’accès à vos données ;
la correction d’une donnée inexacte ;
la suppression de vos données ;
la limitation d’un traitement ;
l’opposition à certains traitements ;
des informations sur les destinataires et les prestataires utilisés.

Pour exercer une demande, écrivez à hello.smartreplyagent@gmail.com ou utilisez la page Contact et assistance.

Si le RGPD ou une règle équivalente s’applique à votre situation, vous pouvez également contacter l’autorité de protection des données compétente dans votre pays. Les utilisateurs situés en France peuvent notamment contacter la CNIL.

12 Modifications de cette politique

Cette politique peut être modifiée lorsque SmartReply ajoute une fonctionnalité, change un prestataire, modifie la manière dont les données sont utilisées ou change de configuration Gemini.

En cas de changement important concernant l’utilisation des données Gmail, SmartReply affichera une information dans le service ou demandera une nouvelle confirmation lorsque cela est nécessaire.

La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

13 Contact

DIGICRAFT LABS
Koffa Jean Agoudavi
Togo

Pour toute question concernant cette politique, vos données ou le programme pilote : hello.smartreplyagent@gmail.com

Pour un incident de sécurité : security.smartreplyagent@gmail.com

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