Conditions générales d’utilisation

1 Objet

Les présentes conditions générales d’utilisation, ci-après les « CGU », encadrent l’accès et l’utilisation de SmartReply Agent, un service développé et exploité sous la marque DIGICRAFT LABS par Koffa Jean Agoudavi, basé au Togo.

SmartReply Agent aide les entrepreneurs et les petites entreprises à analyser certains e-mails Gmail, à les classer, à afficher des résumés et des priorités, et à préparer des brouillons de réponse.

SmartReply est actuellement proposé dans le cadre d’un programme pilote limité. Certaines fonctions peuvent encore être testées, modifiées ou indisponibles.

En créant un compte ou en utilisant SmartReply, l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGU et de la Politique de confidentialité.

2 Définitions

Dans les présentes CGU :

• SmartReply désigne l’application, le tableau de bord, les services de traitement, les intégrations et les fonctionnalités associées ;
• DIGICRAFT LABS désigne la marque sous laquelle le service est exploité ;
• l’utilisateur désigne la personne qui crée un compte ou utilise SmartReply ;
• l’entreprise désigne l’espace créé par l’utilisateur dans SmartReply ;
• les services connectés désignent notamment Gmail, Google Sheets, Gemini et, lorsque l’utilisateur le choisit, Telegram ;
• le pilote désigne la phase limitée de test et d’amélioration du service avant son ouverture commerciale générale.

3 Conditions d’accès

SmartReply est réservé aux personnes âgées d’au moins 18 ans.

L’utilisateur doit fournir des informations exactes lors de la création de son compte. Il doit protéger son adresse e-mail, son mot de passe, ses codes temporaires et tout autre élément permettant d’accéder à son espace.

Un utilisateur ne peut actuellement créer qu’une seule entreprise dans SmartReply. La création d’une entreprise supplémentaire peut être refusée par le système.

L’utilisateur doit disposer du droit d’utiliser la boîte Gmail qu’il connecte. Il ne doit pas connecter la boîte d’une autre personne ou d’une autre organisation sans autorisation valable.

4 Programme pilote

SmartReply est actuellement testé dans un programme pilote limité à 10 entreprises externes.

Les quatre personnes ayant participé à des tests internes avec DIGICRAFT LABS sont suivies séparément et ne font pas partie de cette limite de 10 entreprises.

Les 10 entreprises pilotes externes inscrites dans le registre privé du programme bénéficient des conditions particulières qui leur sont communiquées lors de leur admission. Après le pilote et pendant toute la durée d’exploitation de SmartReply, elles conservent un accès sans frais d’abonnement, sous réserve du respect des présentes CGU, de la disponibilité du service, de ses limites techniques et d’un usage raisonnable.

La gratuité ne constitue pas un droit à un volume d’utilisation illimité. Si l’usage durable d’une entreprise pilote entraîne des coûts disproportionnés pour DIGICRAFT LABS, DIGICRAFT LABS la contacte afin de convenir de conditions adaptées avant d’appliquer une restriction. Une restriction immédiate reste possible en cas d’urgence liée à la sécurité, d’abus ou de risque pour l’intégrité du service.

Les nouveaux utilisateurs qui ne font pas partie des testeurs internes ou des 10 entreprises pilotes peuvent bénéficier d’un premier mois gratuit lorsque cette possibilité leur est proposée. Les conditions commerciales applicables après cette période seront communiquées avant toute facturation.

DIGICRAFT LABS peut fermer les inscriptions au pilote lorsque les 10 places externes sont attribuées.

5 Création et validation de l’entreprise

La création d’une entreprise ne signifie pas que le traitement des e-mails commence immédiatement.

Le parcours du pilote est le suivant :

1. Création du compte
2. Renseignement du nom et du secteur de l’entreprise
3. Autorisation de Google Drive
4. Création de l’entreprise et de son Google Sheet nommé à partir de l’entreprise
5. Connexion des autres services nécessaires
6. Statut EN ATTENTE
7. Validation manuelle par DIGICRAFT LABS
8. Statut VALIDÉE puis début du traitement autorisé

Pendant le pilote, les deux statuts visibles sont :

• EN ATTENTE : l’entreprise n’est pas encore autorisée à faire traiter ses e-mails ;
• VALIDÉE : l’entreprise peut être traitée si les connexions et conditions techniques nécessaires sont disponibles.

DIGICRAFT LABS est le seul administrateur chargé de la validation pendant cette phase.

DIGICRAFT LABS peut demander des informations complémentaires, refuser une entreprise ou ne pas l’admettre au pilote, notamment si son activité, les données envisagées ou son usage ne correspondent pas au périmètre du test.

6 Connexion de Gmail

SmartReply demande une autorisation Google afin de fonctionner avec la boîte Gmail connectée.

Dans son fonctionnement actuel, SmartReply peut traiter certains messages présents dans la boîte de réception après l’activation. Il peut utiliser l’expéditeur, l’objet, le contenu textuel ou HTML nettoyé et certains identifiants techniques nécessaires au traitement.

SmartReply ne télécharge pas les pièces jointes dans le fonctionnement actuel. Il ne vise pas les messages envoyés, archivés, supprimés ou placés dans le spam selon les règles actuelles du service.

L’utilisateur reconnaît que les autorisations Google affichées peuvent être plus larges que chaque action actuellement réalisée par SmartReply. DIGICRAFT LABS travaille à limiter les autorisations demandées au strict nécessaire.

SmartReply peut créer un brouillon dans Gmail. Il ne doit pas envoyer automatiquement une réponse sans action explicite de l’utilisateur.

Depuis le dashboard, l’utilisateur peut consulter et copier le contenu préparé, ouvrir Gmail et marquer un brouillon comme ignoré. La consultation, la copie et l’ouverture de Gmail ne déclenchent aucun envoi. L’action « Ignorer » ne supprime pas automatiquement le brouillon dans Gmail.

Un envoi peut être déclenché depuis Telegram lorsque Telegram est connecté et que l’utilisateur clique explicitement sur l’action d’envoi prévue. Le dashboard ne propose pas d’envoi direct dans sa version actuelle.

L’utilisateur reste responsable de la vérification du destinataire, du contenu, des pièces jointes éventuelles et du contexte avant tout envoi.

7 Google Sheets

Google Sheets sert d’espace de données lisible pour l’entreprise. Il peut contenir les informations d’analyse, les résumés, les catégories, les priorités, les statuts et le contenu des brouillons.

Pour toute nouvelle entreprise créée avec le parcours actuel, le Google Sheet est créé directement dans le Google Drive du compte Google autorisé par l’utilisateur. Le client reste propriétaire de ce nouveau fichier.

Les Google Sheets créés avant la mise en place de ce parcours peuvent rester détenus par le compte technique de DIGICRAFT LABS et partagés avec l’utilisateur. Ils continuent de fonctionner selon leur configuration historique jusqu’à une éventuelle migration organisée avec l’utilisateur.

Dans le parcours actuel, l’utilisateur doit autoriser la connexion Google Drive nécessaire à la création et au fonctionnement du fichier. Le fichier est ensuite partagé avec le compte de service utilisé par le pipeline, avec les droits techniques nécessaires pour lire et mettre à jour les données du service.

L’utilisateur ne doit pas modifier les onglets, les en-têtes ou la structure du fichier sans vérifier les conséquences avec DIGICRAFT LABS. Une modification manuelle peut empêcher le traitement ou afficher des erreurs.

L’utilisateur peut gérer son propre fichier dans Google Drive, mais il reste responsable de ne pas supprimer le fichier ni retirer les autorisations nécessaires au compte de service. Dans ce cas, le traitement peut être interrompu jusqu’à la restauration de l’accès ou la réparation de la connexion.

8 Telegram facultatif

Telegram est une intégration facultative. L’absence de connexion Telegram n’empêche pas nécessairement l’analyse des e-mails ni l’affichage des résultats disponibles dans SmartReply.

Lorsque Telegram est connecté, il peut recevoir des notifications, des résumés, des informations sur les priorités et le contenu d’un brouillon lorsque l’utilisateur demande à le consulter.

L’utilisateur peut utiliser Telegram pour :

• voir un brouillon ;
• envoyer explicitement un brouillon ;
• ignorer un brouillon.

Le code de connexion Telegram est temporaire et valable environ 15 minutes. L’utilisateur ne doit pas le partager. Il est responsable des conséquences d’un code transmis à une autre personne avant son expiration.

Telegram est un service externe. Son utilisation est également soumise aux conditions et règles de Telegram.

9 Intelligence artificielle

SmartReply utilise Gemini de Google pour produire certaines analyses et propositions de réponse.

Pour contextualiser les futurs brouillons, SmartReply peut transmettre le nom, le secteur, le ton et les champs facultatifs du profil de réponse de l’entreprise concernée avec les données de l’e-mail traité. L’utilisateur doit y saisir uniquement des informations professionnelles utiles, exactes, non sensibles et qu’il est autorisé à utiliser.

Les résultats peuvent comprendre une catégorie, un niveau de priorité, un résumé ou un brouillon.

Ces résultats sont générés automatiquement et peuvent contenir des erreurs, des omissions ou des interprétations inexactes. L’utilisateur doit vérifier les informations et les brouillons avant de prendre une décision ou d’envoyer un message.

SmartReply ne garantit pas qu’une catégorie, une priorité, un résumé ou un brouillon sera exact ou adapté à chaque situation.

Pendant le programme pilote, SmartReply utilise actuellement le quota gratuit de Gemini. Les utilisateurs doivent donc éviter de soumettre des données médicales, juridiques, financières, RH, de santé, de mineurs ou d’autres informations sensibles ou confidentielles.

DIGICRAFT LABS prévoit de passer à une configuration payante Gemini après le programme pilote et avant l’ouverture plus large du traitement de données professionnelles. Cette évolution fera l’objet d’une validation technique avant son activation.

10 Usages interdits ou exclus du pilote

Pendant le programme pilote, l’utilisateur ne doit pas utiliser SmartReply pour traiter principalement :

• des données médicales ou de santé ;
• des dossiers juridiques ;
• des données bancaires ou financières sensibles ;
• des dossiers de ressources humaines ou de recrutement ;
• des données concernant des mineurs ;
• des mots de passe, clés secrètes, codes de récupération ou identifiants confidentiels ;
• des données qu’il n’a pas le droit de traiter ;
• des contenus obtenus frauduleusement ;
• des contenus illégaux, menaçants, diffamatoires, discriminatoires ou nuisibles.

L’utilisateur ne doit pas utiliser SmartReply pour contourner les règles de Gmail, Google, Gemini, Telegram ou d’un autre service connecté.

L’utilisateur ne doit pas tenter d’accéder aux données d’une autre entreprise, de modifier les identifiants d’une autre entreprise ou de perturber le fonctionnement du service.

11 Responsabilités de l’utilisateur

L’utilisateur est responsable :

• de l’exactitude des informations de son compte ;
• de la légitimité de la connexion Gmail ;
• des personnes qui ont accès à son compte Google, à son Sheet ou à son espace SmartReply ;
• de la vérification des analyses et brouillons ;
• de la décision d’envoyer ou non un message ;
• du respect des droits des personnes dont les e-mails apparaissent dans sa boîte ;
• de la conservation et de la sécurité de ses identifiants ;
• de la suppression des contenus qu’il ne souhaite plus conserver dans Gmail, Google Sheets ou Telegram.

L’utilisateur doit informer les personnes concernées lorsque cela est nécessaire dans son propre contexte professionnel ou juridique.

12 Accès et propriété du service

SmartReply, son interface, son code, sa documentation, sa marque, ses textes, ses éléments graphiques et son fonctionnement appartiennent à DIGICRAFT LABS ou sont utilisés avec les autorisations nécessaires.

Les présentes CGU accordent un droit personnel, limité et non transférable d’utiliser SmartReply pendant le pilote.

L’utilisateur ne peut pas :

• copier ou revendre SmartReply ;
• louer ou sous-licencier son accès ;
• tenter d’extraire le code source ;
• contourner les limites ou les mécanismes de sécurité ;
• utiliser SmartReply pour créer un service concurrent à partir de ses éléments internes ;
• utiliser les identifiants, clés ou accès techniques de DIGICRAFT LABS.

Les données et contenus propres à l’utilisateur restent soumis aux droits applicables de l’utilisateur ou des personnes concernées. L’utilisation de SmartReply ne transfère pas à DIGICRAFT LABS la propriété des e-mails de l’utilisateur.

13 Disponibilité et évolution du service

SmartReply est un service pilote. Il peut être interrompu, ralenti, modifié ou temporairement indisponible pour des raisons de maintenance, de sécurité, de correction, de quota ou de dépendance à un service externe.

DIGICRAFT LABS ne garantit pas :

• une disponibilité permanente ;
• un délai de traitement fixe ;
• l’absence d’erreur ;
• la conservation permanente d’un résultat ;
• la compatibilité avec toutes les configurations Gmail, Google Sheets, Gemini ou Telegram ;
• le maintien d’une fonctionnalité particulière pendant toute la durée du pilote.

Une erreur de Gemini, Gmail, Google Sheets, Telegram, Render, Neon ou d’un autre prestataire peut interrompre ou retarder le traitement.

14 Suspension et fin d’accès

DIGICRAFT LABS peut suspendre ou refuser l’accès d’une entreprise lorsque :

• l’entreprise n’a pas été validée ;
• l’utilisateur ne respecte pas les présentes CGU ;
• les données utilisées semblent obtenues sans autorisation ;
• l’usage présente un risque pour une personne, une entreprise ou un service tiers ;
• l’utilisateur tente d’accéder aux données d’un autre compte ;
• le service connecté est révoqué ou inaccessible ;
• le fonctionnement du pilote doit être protégé ;
• une obligation légale ou une demande d’un fournisseur l’exige.

Lorsque cela est possible, DIGICRAFT LABS informe l’utilisateur de la raison de la suspension et des étapes éventuelles permettant de régulariser la situation.

L’utilisateur peut demander l’arrêt de son utilisation en écrivant à hello.smartreplyagent@gmail.com.

La fin de l’accès SmartReply ne supprime pas automatiquement les e-mails, brouillons, Sheets ou messages Telegram déjà présents dans les comptes externes de l’utilisateur.

15 Suppression sur demande

Pendant le pilote, l’utilisateur peut demander la suppression de son compte, de son entreprise ou de ses données par e-mail.

DIGICRAFT LABS vise un traitement sous trois jours et au plus tard sous sept jours après vérification de l’identité du demandeur.

La suppression peut nécessiter plusieurs opérations manuelles et la participation de l’utilisateur pour les contenus qui se trouvent dans son compte Gmail, son Drive ou Telegram.

La procédure détaillée figure dans la Politique de confidentialité.

16 Prix et conditions du pilote

Les quatre testeurs internes ayant participé aux essais avec DIGICRAFT LABS sont suivis séparément. Ils ne bénéficient pas automatiquement de la garantie accordée aux 10 entreprises pilotes externes.

Les 10 entreprises pilotes externes sont identifiées dans un registre privé dans lequel leur admission au programme est consignée. Après le pilote, elles conservent un accès sans frais d’abonnement pendant toute la durée d’exploitation de SmartReply, dans les conditions de disponibilité et d’usage raisonnable définies à la section 4.

Les nouveaux utilisateurs qui ne font pas partie du périmètre pilote peuvent bénéficier d’un premier mois gratuit lorsqu’une telle offre leur est proposée. Aucun paiement récurrent ne sera prélevé sans information préalable sur le prix et les conditions applicables.

Pour les autres utilisateurs, les conditions commerciales après le pilote seront définies ultérieurement. DIGICRAFT LABS pourra proposer un abonnement, une offre personnalisée ou une autre formule, sous réserve d’une information claire avant facturation.

17 Support

Pour une demande générale ou une difficulté d’utilisation, l’utilisateur peut écrire à hello.smartreplyagent@gmail.com ou utiliser la page publique Contact et assistance.

DIGICRAFT LABS vise une réponse sous 24 heures, sans que ce délai constitue une garantie de résolution ou un niveau de service contractuel.

Le formulaire général ne doit pas être utilisé pour transmettre un mot de passe, un token, une clé privée ou un code de récupération.

Pour signaler directement un problème de sécurité :

security.smartreplyagent@gmail.com

18 Modifications des CGU

DIGICRAFT LABS peut modifier les présentes CGU lorsque le fonctionnement du service, les intégrations, les conditions du pilote ou les obligations applicables évoluent.

En cas de modification importante, une information pourra être affichée dans SmartReply ou envoyée à l’adresse associée au compte.

La poursuite de l’utilisation après l’entrée en vigueur d’une nouvelle version vaut acceptation des CGU modifiées, sous réserve des règles impératives applicables et des droits de l’utilisateur.

19 Droit applicable et règlement des difficultés

Les présentes CGU sont proposées par une activité exploitée depuis le Togo. Selon le lieu d’établissement de l’utilisateur, le lieu d’utilisation du service ou la situation des personnes concernées par les données traitées, les règles impératives d’autres pays peuvent également s’appliquer.

Avant toute procédure, l’utilisateur et DIGICRAFT LABS cherchent d’abord à résoudre le problème à l’amiable par écrit à l’adresse suivante :

hello.smartreplyagent@gmail.com

Les règles impératives de protection des consommateurs et des données personnelles applicables à l’utilisateur restent susceptibles de s’appliquer, même lorsque les présentes CGU prévoient une règle différente.